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ペーパーレス化と、ユーザビリティの向上。

それが、農林水産省職員生活協同組合のWeb管理者である安田道隆氏の急務だった。

１万4000人の現役農水省関係者、2000人のOB会員をもつ「農林水産省職員生活協同組合」。既存サイトは市販のソフトを用いて、HTMLで組んだもの。物産販売・保険商品案内などを扱うEC機能もなく、必要最小限の情報だけを載せた、“ペラ1”に近い表札型のホームページだった。安田氏は、Webデザインや開発の知識などは一切もっていない事業部主事。Web担当者という専門職は組織内におらず、「とりあえず更新だけできればいい」というスタンスでWeb管理者に任命された。

「一般企業のコーポレートサイトのようなカッコよさ、見た目の美しさがないサイトであることは、Webマスターに就任してから気になっていました。しかし“組合”という組織の性質上、ユーザーインターフェイスに凝ったり、予算を充てたりする機会もなく、農林水産省職員生活協同組合のサイトは旧時代のビジュアルのまま、取り残されていた感があります」

右も左もわからない状態から、サイトの運営を行うことになった安田氏。更新者の立場から見ても、またユーザーである組合員の立場から見ても、農林水産省職員生活協同組合のサイトの利便性は低かった。

そんな“体裁ばかりのWebサイト”を変える必要が生じたのは、2010年初頭。会員管理・問い合わせ応対の一切を電話と郵便物で行っていた同組合内に、ペーパーレス化の動きが生まれていた。また、かねてより寄せられていた会員からの要望「会員一人ひとりの専用ページがほしい」というユーザーの声が、無視できない段階にまで増えており、それがWebサイト大幅改修への追い風となった。

組合への加入、登録した会員情報の修正、利用状況の照会、商品の購入――。いずれの機能も郵便でやりとりする現状では、必要とする紙の量が減ることはない。月末月初の度に、500枚入りのA4特製紙が５～６箱消費される。封入作業に割く工数も決してわずかとは言えなかった。「ユーザーである組合員にとっても、スタッフにとってもWebの機能が実用的でないことによるストレスがありました。はじめこそ淡々と更新をこなしていましたが、日を追うごとにサイト改善の必要性が目につくようになり、そろそろ仕様変更の潮時だと感じていました」。

安田氏は膨大な「利用状況」の文書封入を行いながら、1年ほど前に手にした『infoCMS』の資料のことを思い出していた。

『infoCMS』を使えば、会員1万6000人分の専用マイページ作成をはじめ、さまざまな機能の実装が可能になる。同時に、紙も大量消費からゼロ消費へ、一気にペーパーレス化を実現できると思った。

課題解消の契機を感じ、安田氏は『infoCMS』のデモンストレーションを思い起こしながら、上司への打診に乗り出した。「ペーパーレス化と一緒に、ユーザビリティの改善もできる仕組みがあります」。安田氏を含め、Webに特化したスタッフはいない。サイト上ではなにができてなにができないのか、個人情報をサイトに置いても大丈夫なのか、様々な疑問が上がった。しかしそんな不安も、ISO27001およびISO9001の認定を受けているインフォネットに任せれば問題ないという結論に達した

『infoCMS』への移行に伴い、会員情報のWeb化作業が始まった。更新したい時にできる使いやすさ、安心の個人認証。『infoCMS』へのシフトにより得られる利便性は、ユーザーだけのものではない。加えて、『infoCMS』には独自の権限分担機能がある。マイページ担当者、EC機能担当者など、ページ毎に管理者権限を分担することにより「とにかく一人がWebのすべてを扱う」という安田氏の現状は、大幅に改善できることとなった。

「導入に際していちばん懸念していたのは、実は各担当者がWebを管理できるのかどうかという点でした。しかし実際に扱ってみると、商品ページの追加や会員の個別ページ編集など、すべてワープロの感覚で扱えます。Web初心者にも簡単にサイト更新ができ、サイト運用がぐんと身近になりました」

安田氏のお気に入りは、編集画面のツールを自由に移動できるところだという。「エンドユーザーだけでなく、Web担当者のユーザビリティまで意識されているのがわかります」。

会員からも好評だ。「利用明細がプリントアウトできるのが助かる」「転勤届けをいちいち郵送しなくていいのがラク」といった声が届き、サービスのWeb化の成功は確実になりつつある。

「編集でわからないことがあっても、インフォネットは電話やメールのサポートもていねいにやってくれるからたすかっています」とは、今回のCMS導入後に初めてサイトを扱うこととなったスタッフの談。
これからさらに求められる、サイトにおけるユーザーの利便性。低予算ながらその基盤を確立できた背景には、安価で良質のCMSソリューションがある。